Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας Q&A

#1

Το “Ορφανό Χτύπημα” αποτελεί το πιο συχνό πρόβλημα που χρήζει ιδιαίτερης προσοχής και ελέγχου. Τι συμβαίνει όταν απουσιάζει η σήμανση έναρξης ή λήξης στο σύστημα της κάρτας;

Για αυτούς τους εργαζόμενους, ως έναρξη ή λήξη της απασχόλησης τεκμαίρεται το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Ωστόσο σε περιπτώσεις συστηματικών τέτοιων παραλείψεων, γίνεται επιτόπιος έλεγχος και υπάρχει σοβαρός κίνδυνος προστίμου. Σε περίπτωση επιτόπιου ελέγχου, αν βρεθεί εργαζόμενος χωρίς σήμανση κάρτας, το πρόστιμο ενδέχεται να φτάσει έως το ποσό των 10.500€.

#2

Κατά τη μέχρι τώρα εφαρμογή του μέτρου της Ψηφιακής Κάρτας, προκύπτει η υποχρέωση των επιχειρήσεων για πληρωμή υπερεργασίας (προγενέστερης εισόδου ή μεταγενέστερης εξόδου). Με ποιο τρόπο αντιμετωπίζονται τα χτυπήματα εργαζομένων νωρίτερα από την ώρα έναρξης εργασίας;

Θα πρέπει η ώρα σήμανσης της κάρτας να συμφωνεί με τη δηλωμένη ώρα έναρξης εργασίας και να καταγράφεται στην κάρτα ο πραγματικός χρόνος εργασίας.
Αν ο εργαζόμενος έρθει λίγο νωρίτερα από την ώρα ανάληψης εργασίας, η σήμανση της κάρτας ΠΡΕΠΕΙ να γίνει την ώρα έναρξης της απασχόλησης, όπως έχει δηλωθεί στην οργάνωση του χρόνου εργασίας. Είναι σαφές ότι, κατά τον χρόνο αυτό και μέχρι την σήμανση της κάρτας ο εργαζόμενος δεν πρέπει να απασχολείται.

#3

Περιγράψτε μου με 3 απλά βήματα πως λειτουργεί η «Ψηφιακή Κάρτα»;

ΒΗΜΑ 1ο
Ο εργοδότης παρέχει στον εργαζόμενο έναν μοναδικό κωδικό (QR Code) για τη σήμανση κάρτας (σε ρολόι, tablet, smartphone) και παράλληλα αποκτά μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου εργασίας που συνδέεται με το κάθε τερματικό ωρομέτρησης.

ΒΗΜΑ 2ο
Ο εργαζόμενος χτυπάει την «κάρτα» του σε κάθε είσοδο και έξοδο από τον χώρο εργασίας του και αυτόματα αυτές οι σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας αποστέλλονται – μέσω της εφαρμογής καταγραφής χρόνου εργασίας του εργοδότη – στο Πληροφοριακό Σύστημα Εργάνη.

ΒΗΜΑ 3ο
Η εφαρμογή καταγραφής χρόνου του εργοδότη, θα πρέπει να επικοινωνεί online με την εφαρμογή μισθοδοσίας (είτε με εσωτερικό λογιστήριο είτε με εξωτερικό λογιστή) για να αποστέλλονται όλα τα στοιχεία της κάρτας ούτως ώστε:
i) να γίνεται αντιστοίχιση των στοιχείων της κάρτας με τα δηλωμένα ωράρια των εργαζομένων, διότι απαγορεύεται να υπάρχουν αποκλίσεις.
ii) να γίνεται ο υπολογισμός μισθοδοσίας των εργαζομένων με βάση την πραγματική (και καταγεγραμμένη) εργασία.

#4

Πώς και γιατί η «Απολογιστική Δήλωση» του ψηφιακού ωραρίου προστατεύει τους εργοδότες από κυρώσεις;

Με τη νέα μέθοδο υποβολής των ψηφιακών ωραρίων η οποία γίνεται απολογιστικά έως το τέλος του επομένου μήνα από τις σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας, ο εργοδότης:

  • Δεν κινδυνεύει να δεχτεί κυρώσεις για περιπτώσεις που το αρχικό δηλωμένο ωράριο των εργαζομένων δεν ταιριάζει με τις σημάνσεις της κάρτας.
  • Δεν θα υποχρεούται να προδηλώνει κάθε υπερωρία που πολλές φορές δεν την γνωρίζει, ούτε μπορεί να προκαθορίσει τον χρόνο της.
  • Δεν θα υποχρεούται να προδηλώνει τυχόν ανάγκες έκτακτης πρόσθετης απασχόλησης.

Κρίσιμο στοιχείο αυτής της διαδικασίας είναι η online επικοινωνία της εφαρμογής ωρομέτρησης (ρολόι, tablet κ.ά.) με την εφαρμογή μισθοδοσίας είτε αυτή τηρείται εσωτερικά είτε από εξωτερικό συνεργάτη λογιστή.

H εκάστοτε εφαρμογή μισθοδοσίας θα μπορεί να συλλέγει όλα τα πραγματικά στοιχεία της ψηφιακής κάρτας τα οποία θα αντιστοιχεί με τα δηλωμένα ωράρια και στη συνέχεια θα μπορεί να εξάγει όλη την απαραίτητη πληροφορία για τις διαφορές μεταξύ δηλωμένων ωραρίων και σημάνσεων κάρτας ούτως ώστε να προκύπτει η απολογιστική δήλωση.

#5

Επιτρέπεται στον εργοδότη να χτυπάει τις – ψηφιακές – κάρτες των εργαζομένων του;

Σύμφωνα με οδηγία του Υπουργείου Εργασίας, η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας αποτελεί αποκλειστική υποχρέωση του εργαζομένου και δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ΄άλλο τρόπο από τον εργοδότη παρότι ο ίδιος ο εργοδότης έχει την ευθύνη ορθής χρήσης της.

Παρατηρούμε ότι εμφανίζονται εφαρμογές και εργαλεία στους εργοδότες για να «χτυπούν» τις κάρτες των εργαζομένων τους.

Διευκρινίζουμε ότι κάτι τέτοιο – ως γενική οδηγία – είναι εξαιρετικά επικίνδυνο και παράνομο και το πρόστιμο για μια τέτοια παράβαση είναι 10.500€/εργαζόμενο.

#6

Έχω μια αυτόνομη εφαρμογή που δε συνδέεται με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή μου. Είναι εφικτή η χρήση της ψηφιακής κάρτας για τους εργαζόμενούς μου;

Βεβαίως και είναι εφικτή αλλά σίγουρα δεν αποτελεί ασφαλή και ενδεδειγμένη λύση.

Η αυτόνομη εφαρμογή δεν καλύπτει την Απολογιστική Δήλωση Ψηφιακού Ωραρίου που είναι εξαιρετικά κρίσιμη ενέργεια για την διευκόλυνση του λογιστή και την ασφάλεια του εργοδότη, με δεδομένη την υποχρέωση αντιστοίχισης του Ψηφιακού Ωραρίου με την Ψηφιακή Κάρτα.

Η αυτόνομη εφαρμογή δεν αντλεί στοιχεία από την εφαρμογή μισθοδοσίας κι επομένως τα στοιχεία που δύναται να αντλήσει απευθείας από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ για τα χτυπήματα της κάρτας, μπορεί να είναι ελλιπή π.χ. σε σπαστό ωράριο, το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ αποθηκεύει μόνο την τελευταία είσοδο και την τελευταία έξοδο του εργαζομένου.

Δεν μπορεί να προκύψει αυτοματοποιημένη διαδικασία ορθού και σύννομου υπολογισμού μισθοδοσίας καθώς η διαδικασία καταχώρησης της εργασίας (από τον λογιστή) θα γίνει χειροκίνητα με πλήθος διαφορετικών αρχείων.