Alert System
Υποσύστημα ενημερωτικών και προειδοποιητικών μηνυμάτων σε εργοδότη και εργαζόμενους για πληροφορίες σήμανσης κάρτας
Το Alert System αφορά μόνο την έκδοση
EPSILON SMART ERGANI ADVANCED
Άμεση ενημέρωση τόσο στον εργοδότη, όσο και στον εργαζόμενο για σημάνσεις ή μη της ψηφιακής κάρτας εργασίας, οι οποίες αναμένεται να δημιουργήσουν δεδομένο, το οποίο δεν συμφωνεί με τις διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας όσον αφορά τη χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας σε συνδυασμό με το ψηφιακό ωράριο εργασίας
Όταν διαπιστωθεί ότι:
α) η σήμανση κάρτας είναι λανθασμένη
β) η σήμανση κάρτας είναι διαφορετική από το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο
γ) δεν υπάρχει σήμανση κάρτας σε δηλωθέν ψηφιακό ωράριo
δ) υπάρχει τεχνικό σφάλμα επικοινωνίας με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
α) στον εργοδότη*
β) στον εργαζόμενο*
* η επιλογή τόσο του παραλήπτη του μηνύματος, όσο και του είδους του μηνύματος ορίζεται κατόπιν παραμετροποίησης της εφαρμογής
α) άμεσα στην οθόνη σήμανσης κάρτας (ορατή από εργαζόμενο)
β) μέσω email σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο
γ) μέσω viber/sms μήνυμα σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο*
*κατόπιν διαθέσιμου πακέτου μηνυμάτων
Πλεονεκτήματα
1
Αποτελεί την No1 εφαρμογή της αγοράς, η οποία επικοινωνεί online με την εφαρμογή μισθοδοσίας της επιχείρησης (με εσωτερικό ή εξωτερικό λογιστήριο), κάτι το οποίο διασφαλίζει στο 100% τη σύγκριση των σημάνσεων κάρτας με το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο
Παράδειγμα 1ο
Έστω ότι ο εργαζόμενος έρχεται να εργαστεί σε ημέρα που δεν υπάρχει δηλωμένο ωράριο, είτε γιατί από αμέλεια δε δηλώθηκε το σωστό ωράριο, είτε γιατί υπήρξε έκτακτη ανάγκη. Με τη λήψη του μηνύματος παρέχεται άμεσα η δυνατότητα είτε να δηλώσει το ωράριο ο εργοδότης και να αποφύγει την αυτόματη παράβαση για μη γνωστοποίηση της μεταβολής (ώρας ή ημέρας) του ψηφιακού ωραρίου, είτε να υπάρξει επικοινωνία με τον εργαζόμενο για τη διασφάλιση της ορθής διαδικασίας
Παράδειγμα 2ο
Έστω ότι ο εργαζόμενος έχει δηλωμένο ψηφιακό ωράριο 09.00 – 17.00 και έρχεται για εργασία στις 08.00. Αν δεν υπήρχε ενημέρωση, τότε ο εργοδότης θα ήταν υποχρεωμένος α) να πληρώσει την 1 επιπλέον ώρα που ήρθε προγενέστερα ο εργαζόμενος, β) να είναι εκτεθειμένος σε έλεγχο για μη τροποποίηση του δηλωθέντος ωραρίου
Σημείωση: Σε περίπτωση περιπτώσεων υπερβάσεων ωραρίων πέραν του δηλωθέντος ωραρίου, αυτές καταγράφονται αυτόματα στο σύστημα του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και παράγουν αυτόματα υποχρέωση του εργοδότη για καταβολή αποδοχών (π.χ. υπερεργασία), ενώ τονίζεται ότι δεν απαιτείται έλεγχος από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, τα οποία απλά θα ενημερώσουν τον εργοδότη για την υποχρέωσή του
2
Διασφαλίζει την ορθή χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας από τον εργαζόμενο
Παράδειγμα 1ο
Έστω ότι ο εργαζόμενος προσέρχεται για εργασία και αμελεί τη σήμανση της κάρτας. Η άμεση λήψη μηνύματος (μέσω emai ή/και μέσω viber/sms) διασφαλίζει την αποφυγή ορφανής σήμανσης που μπορεί να επιφέρει κυρώσεις
Παράδειγμα 2ο
Έστω ότι ο εργαζόμενος κατά την αποχώρηση του πατήσει «Είσοδος» αντί για «Έξοδος». Η εμφάνιση μηνύματος – άμεσα – στην οθόνη της σήμανσης δίνει τη δυνατότητα να ακυρωθεί η σήμανση και να γίνει εκ νέου η σωστή σήμανση
3
Προστατεύει τον εργοδότη από σημαντικές παραβάσεις
Παράδειγμα
Έστω ότι ο εργαζόμενος επιχειρεί να σημάνει την κάρτα του 2 ώρες μετά την λήξη του ωραρίου χωρίς να υπάρχει προγενέστερη γνωστοποίηση υπερωρίας στο Εργάνη ΙΙ (Ε8), κάτι το οποίο
α) είναι αυτοτελής παράβαση για μη υποβολή Ε8,
β) δημιουργεί αυτόματα υποχρέωση για αμοιβή της πρόσθετης απασχόλησης (υπερωρία).
Μετά την έγκαιρη ενημέρωση δύναται είτε:
α) να μην ολοκληρωθεί η σήμανση της κάρτας από τον εργαζόμενο, είτε:
β) να ολοκληρωθεί η σήμανση, αλλά παράλληλα να υπάρξει γνωστοποίηση (με υποβολή) της υπερωρίας στο Εργάνη ΙΙ (Ε8)
4
Παρέχει ισχυρά εργαλεία ενημέρωσης του εργοδότη κατόπιν διαμόρφωσης των κανόνων σημάνσεων της ψηφιακής κάρτας εργασίας
Παράδειγμα
Έστω ότι ο εργοδότης έχει ορίσει στην εφαρμογή Epsilon Smart Ergani ότι κάθε σήμανση κάρτας θα είναι αποδεκτή με διάστημα ανοχής 10 λεπτών, τόσο πριν, όσο και μετά την δηλωθείσα έναρξη του ψηφιακού ωραρίου. Για κάθε σήμανση πέραν του ορισθέντος διαστήματος, θα υπάρξει έγκαιρη ενημέρωσή του, ενώ παράλληλα θα λαμβάνει γνώση και ο εργαζόμενος για σήμανση κάρτας πέραν των ορίων ανοχής. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή παραβάσεων, αλλά και στην πιο έγκαιρη εξοικείωση των εργαζομένων για σύννομες σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας
5
Διασφαλίζει την ορθή επικοινωνία με το Εργάνη ΙΙ
Παράδειγμα
Έστω ότι κατά τη σήμανση της κάρτας εμφανίζεται τεχνικό σφάλμα (π.χ. έλλειψη επικοινωνίας με το Εργάνη ΙΙ). Αυτό είναι άμεσα ορατό και δίνει τη δυνατότητα στον εργαζόμενο να επαναλάβει τη σήμανση ή αν αυτό δεν είναι εφικτό (γιατί η συνεχίζει να υφίσταται η αδυναμία επικοινωνίας), παρέχεται η ενημέρωση στον εργοδότη, ούτως ώστε να προβεί σε αιτιολόγηση της τεχνικής αδυναμίας σήμανσης στο Εργάνη ΙΙ
Αρχείο Μηνυμάτων
Α. Προειδοποιητικά
| Α1. | ΕΡΓΑΣΙΑ ΧΩΡΙΣ ΩΡΑΡΙΟ | Έρχεται κίνηση εισόδου, ενώ δεν υπάρχει ωράριο |
| Α2. | ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΕ ΑΝΑΠΑΥΣΗ Ή ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ | Έρχεται κίνηση εισόδου, ενώ το δηλωθέν ωράριο της ημέρας είναι ανάπαυση ή μη εργασία |
| Α3. | ΚΙΝΗΣΗ ΣΕ ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑ | Έρχεται κίνηση εισόδου, ενώ υπάρχει τηλεργασία στην ημέρα |
| Α4. | ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΟΣ ΤΥΠΟΣ ΕΙΣΟΔΟΥ | Έρχεται κίνηση εισόδου, ενώ υπάρχει προηγούμενη κίνηση είσοδο |
| Α5. | ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΟΣ ΤΥΠΟΣ ΕΞΟΔΟΥ | Έρχεται κίνηση εξόδου, ενώ υπάρχει προηγούμενη κίνηση εξόδου |
| Α6. | ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΟΣ ΤΥΠΟΣ ΕΞΟΔΟΥ 2 | Έρχεται κίνηση εξόδου, ενώ υπάρχει προηγούμενη κίνηση εξόδου |
| Α7. | ΔΙΠΛΗ ΕΙΣΟΔΟΣ | Έρχεται κίνηση εισόδου σε σύντομο χρονικό διάστημα από υφιστάμενη σήμανση εισόδου |
| Α8. | ΔΙΠΛΗ ΕΞΟΔΟΣ | Έρχεται κίνηση εξόδου σε σύντομο χρονικό διάστημα από υφιστάμενη σήμανση εξόδου |
Β. Ενημερωτικά
| Β1. | ΠΡΟΣΕΥΛΕΥΣΗ ΝΩΡΙΤΕΡΑ | Έρχεται κίνηση εισόδου με ώρα πριν από το δηλωθέν ωράριο (μείον ανοχή) |
| Β2. | ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΜΕΝΗ ΠΡΟΣΕΛΕΥΣΗ | Έρχεται κίνηση εισόδου με ώρα μετά το δηλωθέν ωράριο (συν τον χρόνο ελαστικού ωραρίου) |
| Β3. | ΑΠΟΧΩΡΗΣΗ ΝΩΡΙΤΕΡΑ | Έρχεται κίνηση εξόδου με ώρα πριν από τη λήξη του ωραρίου (εκτός χρόνου ανοχής) |
| Β4. | ΑΠΟΧΩΡΗΣΗ ΑΡΓΟΤΕΡΑ | Έρχεται κίνηση εξόδου με ώρα μετά τη λήξη του ωραρίου (εκτός χρόνου ανοχής) |
| Β5. | ΜΗ ΑΦΙΞΗ | Ξεκίνησε το δηλωθέν ωράριο, πέρασε ο χρόνος ελαστικού ωραρίου και δεν υπάρχει κίνηση εισόδου κίνηση εξόδου |
| Β6. | ΜΗ ΑΠΟΧΩΡΗΣΗ | Έληξε το δηλωθέν ωράριο, πέρασε ο χρόνος ανοχής και δεν υπάρχει κίνηση εξόδου |
| Β7. | ΛΗΓΕΙ Ο ΧΡΟΝΟΣ ΥΠΕΡΕΡΓΑΣΙΑΣ | Έληξε το δηλωθέν ωράριο, θα λήξει η ώρα υπερεργασίας σε λίγο (χρόνος ανοχής), και δεν υπάρχει κίνηση εξόδου |
Γ. Τεχνικά
| Γ1. | ΑΠΟΤΥΧΙΑ ΛΟΓΩ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ | Έρχεται κίνηση και αποτυγχάνει στο ΠΣ Εργάνη με σφάλμα δεδομένων |
| Γ2. | ΑΠΟΤΥΧΙΑ ΛΟΓΩ ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ | Έρχεται κίνηση και αποτυγχάνει στο ΠΣ Εργάνη με σφάλμα από Εργάνη |