Ποιος είναι ο ρόλος των παρόχων κατά την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας;
Ο ρόλος των παρόχων κατά την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας είναι ιδιαίτερα κρίσιμος, καθώς υποστηρίζουν την τεχνική και λειτουργική υλοποίηση του συστήματος σε συνεργασία με τις επιχειρήσεις και το Υπουργείο Εργασίας. Οι πάροχοι οφείλουν να παρέχουν:
Α. Συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία, καθώς και τεχνική υποστήριξη. Επιπλέον, πρέπει να διασφαλίζουν ότι το σύστημα καταγράφει με ακρίβεια ώρα προσέλευσης και αποχώρησης του εργαζομένου σε πραγματικό χρόνο (real time).
Β. Διασύνδεση με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για αυτόματη και απρόσκοπτη αποστολή δεδομένων στην ψηφιακή πλατφόρμα του Υπουργείου Εργασίας.
Γ. Βοηθητικά εργαλεία και εργαλεία εκπαίδευσης της επιχείρησης στο νέο μέτρο. Είναι σημαντικό ο Πάροχος να προσφέρει ένα υποσύστημα ενημερωτικών και προειδοποιητικών μηνυμάτων σε εργοδότη και εργαζόμενους για αστοχίες (όπως π.χ. λανθασμένη σήμανση κάρτας) αλλά και τη δυνατότητα Απολογιστικής Δήλωσης Ωραρίων & Υπερωριών, η οποία επιτρέπει στον εργοδότη να υποβάλλει τα ωράρια εκ των υστέρων, αποφεύγοντας κυρώσεις λόγω διαφορών μεταξύ δηλωμένων και πραγματικών ωρών εργασίας.
Δ. Διατήρηση, ασφάλεια και προστασία δεδομένων
Για την αποτελεσματική εφαρμογή του νέου αυτού συστήματος, οι επιχειρήσεις χρειάζονται πιστοποιημένο λογισμικό που να είναι πλήρως συμβατό με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Ένα από τα πιο σύγχρονα και αξιόπιστα εργαλεία είναι η πλατφόρμα EPSILON SMART ERGANI του Ομίλου Epsilon Net. Το EPSILON SMART ERGANI καλύπτει όλα τα παραπάνω κριτήρια προσφέροντας στον χρήστη:
Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας με ένα click
Καθοδήγηση Εργαζομένων για σωστή χρήση της κάρτας
Αυτόματες διορθώσεις σε αλλαγές ωραρίων
Σύστημα προειδοποιήσεων για αποφυγή παραβάσεων
Online επικοινωνία με τον λογιστή σου (αυτόματη σύνδεση με το πρόγραμμα μισθοδοσίας του Ομίλου Epsilon Net)
Υποστήριξη πολλών εργαζομένων & υποκαταστημάτων
Το EPSILON SMART ERGANI είναι ιδανικό για μικρομεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις που θέλουν να διαχειριστούν αποτελεσματικά και με νομιμότητα το ανθρώπινο δυναμικό τους, χωρίς πολύπλοκες διαδικασίες και με πλήρη συμμόρφωση.
Υπάρχουν λύσεις που ταιριάζουν σε κάθε τύπο επιχείρησης;
Ναι, υπάρχουν λύσεις που μπορούν να προσαρμοστούν σε κάθε τύπο επιχείρησης όσον αφορά την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, αλλά η επιλογή της κατάλληλης λύσης εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά της κάθε επιχείρησης, όπως το μέγεθος, το είδος της δραστηριότητας κα.
Μερικά παραδείγματα είναι τα εξής:
Α. Μικρές επιχειρήσεις
Απαιτούνται απλές και γρήγορες cloud-based εφαρμογές, μέσω κινητού, όπου ο εργαζόμενος “χτυπάει κάρτα” με το κινητό ή από υπολογιστή. Υπάρχει μικρή ανάγκη για φυσικές συσκευές, ενώ οι εφαρμογές έχουν μηδενικό κόστος εγκατάστασης και συνδρομητική χρέωση.
Β. Μεσαίες επιχειρήσεις
Πιθανώς διαθέτουν HR ή ERP συστήματα. Εδώ ενδείκνυται συνδυασμός φυσικών συσκευών ωρομέτρησης με λογισμικό που ενσωματώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Είναι σημαντικό ο πάροχος να μπορεί να προσφέρει λύσεις με παραμετροποίηση.
Γ. Μεγάλες επιχειρήσεις / πολυεθνικές
Διαθέτουν ERP και πολύπλοκη δομή βαρδιών/υποκαταστημάτων. Εδώ απαιτούνται εξειδικευμένες λύσεις με APIs που διασυνδέονται με τα υπάρχοντα συστήματα, αλλά και custom λύσεις από πιστοποιημένους παρόχους, με δυνατότητα real-time reporting, analytics και υποστήριξης πολλών σημείων καταγραφής. Είναι απαραίτητη και η δυνατότητα και για φορητές συσκευές ωρομέτρησης για εργασία εκτός έδρας.
Ο Όμιλος Epsilon Net σήμερα εξυπηρετεί τη συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρήσεων, μισθοδοτώντας πάνω από 1.800.000 εργαζόμενους και έχει τις πλέον ολοκληρωμένες λύσεις για κάθε ανάγκη (Τερματικό & Υποσύστημα Ωρομέτρησης, Mobile App & Υποσύστημα Ωρομέτρησης, Self Serice Platform & Υποσύστημα Ωρομέτρησης)
Ποιες είναι οι βασικές τεχνολογικές απαιτήσεις για την επιτυχημένη εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας;
Οι απαιτήσεις αυτές ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες της επιχείρησης, αλλά συνοψίζονται στα εξής:
A. Σύνδεση με το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για αυτόματη και real-time αποστολή των δεδομένων (ώρα προσέλευσης/αποχώρησης).
B. Εξειδικευμένο Λογισμικό Ψηφιακής Κάρτας / Ωρομέτρησης που να εξυπηρετεί:
– Καταγραφή ώρας εισόδου-εξόδου
– Διαχείριση ωραρίων, αδειών, υπερωριών
– Εξαγωγή αναφορών
– Άμεση συμμόρφωση με τις προδιαγραφές του Υπουργείου Εργασίας
Γ. Ασφαλής ταυτοποίηση και καταγραφή εργαζομένων. Ο εργαζόμενος πρέπει να ταυτοποιείται με μοναδικό τρόπο, για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα είναι έγκυρα.
Δ. Online αμφίδρομη επικοινωνία με εφαρμογές μισθοδοσίας εσωτερικού λογιστηρίου (Επιχείρηση) και εξωτερικών λογιστηρίων (Λογιστικά Γραφεία) για την αυτοματοποίηση του υπολογισμού μισθοδοσίας
Ε. Cloud-based ή on-premise Υποδομή
Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις συνήθως επιλέγουν cloud λύσεις, ενώ οι μεγάλες επιχειρήσεις ή όσες έχουν ειδικές ανάγκες επιλέγουν τοπική εγκατάσταση (on-premise)
ΣΤ. Τερματικά εισόδου/εξόδου
Ζ. Πρόσβαση στο Διαδίκτυο, ασφαλής αποθήκευση δεδομένων με backup και συμμόρφωση με τον GDPR, εκπαίδευση προσωπικού για σωστή χρήση και τεχνική υποστήριξη από τον πάροχο
Το σύνολο των ολοκληρωμένων λύσεων που προσφέρει ο Όμιλος Epsilon Net παρέχει αυτόματη διασύνδεση με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, ώστε να αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο οι κινήσεις των εργαζομένων, ενώ παράλληλα παρέχει μια αποκλειστική «All in One Solution» που εξασφαλίζει τη διασύνδεση της Ψηφιακής Κάρτας με τα πληροφοριακά συστήματα:
• Ωρομέτρησης • Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού • Μισθοδοσίας της κάθε επιχείρησης.